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U-Mail企业邮箱系统相关功能保障员工顺利交接

我们都知道,在一家企业内,常常会遇见这样的情景的:临近长假,比方说春节、国庆时,往往有职员将长假前后的工作日用年假凑一凑,就构成一个非常长的假期,假如这职员是公司的业务骨干,日常用邮件联系客户频繁,那他的缺席就会对公司经营造成一定的影响。面对这种情况,怎么处理呢?我们常说U-Mail邮件系统不仅能保障通邮安全,而且能参与公司管理,这里我们就请U-Mail企业邮箱系统专家刘工简单介绍一下处理方式。

刘工说,U-Mail企业邮箱系统的功能丰富,操作简易,像这样的情况,大致处理情况是这样:

一、看公司的保密性是否允许异地办公操作?

为了提升公司品牌形象,员工们日常办公都是使用企业邮箱,而从公司的数据安全角度考虑,企业都规定使用公司邮箱的话,只能在公司指定IP段甚至指定主机上登录账号操作,目的是减少泄密的机会。但假如公司的保密性要求不高,或者该业务骨干的邮件并不涉密,那么可以开放该员工的权限,允许其在异地不同IP上登录,U-Mail邮件系统支持在移动端设备和客户端软件上读取处理邮件,且可以在微信等平台上收发邮件。

二、假如业务处理刻不容缓,可以使用“邮件头翻译”命令

假如涉及到的业务非常紧急,亟需处理,同时公司高层由此未雨绸缪想到设若有员工就此离职了呢?届时某个业务会分配到多个跟单人员去处理,这些跟单人员个个使用不同的邮箱,邮件地址经常变动,导致客户无所适从,也会严重影响公司形象。因此,为了规范,将混乱的管理拨乱反正,可以使用“邮件头翻译”命令,它的用途是将各个业务跟单的用户邮箱编入一个队列,通过“邮件头翻译”命令,将这邮件队列中的地址都统一成某个邮箱,这个统一的邮箱账号就是对外通联的账号,而写给这个队列中任一地址的邮件,都会被其他人及时跟踪处理。按照上述描述,我们就可以将该业务骨干的邮箱账号编入邮件队列,统一对外邮箱地址,那他的业务也不会延误了。

三、假如要将工作邮件交接给相关人员,可以使用“自动转发”和“邮箱共享”。

将相关邮件交接给相关人员会有两种情况,一种是只要将邮件中某一类邮件交接给其他人员,如某个邮箱发来的邮件或每次发送主题都类似的,可以使用U-Mail企业邮箱系统自动转发功能,登录该邮箱进行设置,如下图:

 

另一种是要将所有业务全权交给另一个同事负责,可以使用邮箱共享功能,将改邮箱邮件全部转发给另一个同事,可以在U-Mail邮箱系统管理后台进行设置,如下图

 

以上就是U-Mail企业邮箱系统介绍的处理方式,它们循序渐进,应用于企业和用户的不同需求来设定,U-Mail邮件系统的功能丰富、强大,可以满足企业客户各种需求,欢迎免费申请试用U-Mail邮件系统http://hxangel.com/preg/

 

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